Bist du auch ein Task-Hopper?

Geht es dir auch oft so, dass du in deinem Arbeitsalltag von einem Task zum nächsten springst? Du liest eine Email, die reinflattert, gehst ans Telefon, wenn es klingelt oder beantwortest eine aufploppende Nachricht im Messenger.

Auf den ersten Blick mag dir das vielleicht völlig normal vorkommen. Genauer betrachtet ist das aber vor allem eins: Extrem ineffektiv.

Ich erkläre dir, warum:

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⚡Dein Stresspegel steigt

Indem du von einem To-Do zum nächsten hüpfst und auf jeden neuen Impuls von Außen reagierst, steigt dein Stresspegel. Du hast das Gefühl, dass deine Aufgabenliste ständig wächst und du nicht dazu kommst, die eigentlich wichtigen Dinge zu erledigen.

⚡Du arbeitest ineffizient

Indem du deinen Workflow ständig für irgendetwas anderes unterbrichst, bist du unkonzentriert. Du kannst dein volles Potenzial nicht ausschöpfen, weil du keinen Fokus hast. Das führt auch dazu, dass du Aufgaben nicht zu Ende bringst und mit etwas anderem anfängst.

⚡Du verlierst Zeit

Immer wieder neuen Fokus zu suchen und dich erneut in dein To-Do hineinzudenken kostet dich Zeit. Dein Zeitplan verschiebt sich nach hinten und du kommst automatisch unter Zeitdruck.

Das alles passiert, weil du reaktiv arbeitest, anstatt proaktiv zu planen. Das ständige RE-agieren auf Impulse von Außen hat maßgebliche Auswirkungen auf deine Effektivität

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So kann Time Blocking dir dabei helfen:

Time Blocking bedeutet, dass du deine Woche proaktiv planst.

Du regierst nicht mehr auf Impulse von Außen, sondern blockst dir Zeiträume in deinem Wochenplan, in denen du dich auf eine bestimmte Tätigkeit konzentrierst. Wiederkehrende Aufgaben kannst du wunderbar im Voraus in deinen Kalender einplanen.

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💡Die Vorteile von Time Blocking:

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➡️ Du bekommst einen freien Kopf

Dadurch, dass du weißt, dass du für bestimmte Tätigkeiten wiederkehrende Slots in deinem Wochenplan eingeplant hast, tendierst du nicht mehr dazu, in deiner Freizeit über die Arbeit nachzudenken. Deine To-Dos haben einen sicheren Zeitraum, in dem du an ihnen arbeiten kannst. So kannst du die Gedanken über das, was noch zu tun ist, einfach ziehen lassen.

➡️ Du arbeitest effektiver

Dadurch, dass du nicht mehr von einem To-Do zum nächsten hüpfst, hast du einen intensiveren Fokus auf deine aktuelle Aufgabe. Deine Konzentrationsfähigkeit steigt und du kannst dein komplettes kognitives Potenzial ausschöpfen.

➡️ Du sparst Zeit

Da du keine Unterbrechungen mehr hast, musst du dich nicht ständig wieder neu in deine aktuelle Aufgabe hineindenken. So sparst du wertvolle Zeit und kannst dich an deinen Zeitplan halten.

➡️ Du arbeitest nicht mehr fremdbestimmt

Beim Time-Blocking gibst du proaktiv vor, womit du dich beschäftigst. Störungen von außen kannst du vermeiden, indem du selbst festlegst, wann genau der Zeitraum für die jeweilige Sache wir z.B. Anrufe oder Kundentermine ist.

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🗓️ So organisierst du dein Time-Blocking

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👉🏻Schätze deine benötigte Zeit ein

Es ist wichtig zu wissen, wieviel Zeit du ungefähr für deine wiederkehrenden To-Dos brauchst.

Hier kann dir eine Time-Tracking-App wie zum Beispiel Toggl Track helfen.

👉🏻Blocke für alle deine wiederkehrenden Aufgaben bestimmte Zeiträume in deinem Kalender

Blocke Zeiträume für zum Beispiel das Beantworten von Emails, Buchhaltung, Content-Erstellung, Blog-Posts, Newsletter schreiben. Meine erster Arbeits-Time-Block am Donnerstag ist zum Beispiel eine halbe Stunde zum Beantworten von Emails, Messengern und Social Media Anfragen. Danach habe ich eine Stunde für die Erstellung eines Blog-Artikels geblockt.

👉🏻Blocke auch deine Mahlzeiten und Auszeiten

Gerade Time-Blocks für deine Mahlzeiten und Ausruhen sind mega wichtig, damit du dir auch Raum dafür gibst. So kannst du selbst aussuchen, wann deine Ruhezeiten sind. Denn du weißt am Besten, was du zum Ausgleich brauchst, um auch die entsprechende Leistung bei der Arbeit bringen zu können.

👉🏻Setze Reminder

Reminder erinnern dich daran, wenn ein To-Do beginnt. So vermeidest du es zum Beispiel, weiterzuarbeiten, obwohl du eigentlich gerade Pause machen solltest. Auch stellst du so sicher, dass alle deine Aufgaben die entsprechende Aufmerksamkeit bekommen und du dich nicht innerhalb eines To-Dos verlierst.

👉🏻Halte dich an deine Time-Blocks

Innerhalb deiner Time-Blocks beschäftigst du dich ausschließlich mit diesem einen Thema und sonst keinem anderen. Das heißt, du beantwortest keine Messenger, keine eingehenden Emails und hüpfst auch nicht wieder zum nächsten To-Do.

👉🏻Passe die Time-Boxen flexibel an

Am Ende jeder Woche kannst du auswerten, wie passend die jeweiligen Time-Boxen für dich waren und sie entsprechend für die nächste Woche anpassen. So stellst du sicher, dass sie genau zu deinem aktuellen Tagesablauf passen.

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Du wirst sehen - wenn du dich an dein Time-Blocking-System hältst, wirst du schon nach kurzer Zeit sehr viel entspannter unterwegs sein.

Ich nutze Time-Blocking sogar im Privaten Bereich. So kann ich sicherstellen, dass ich auf jeden Fall genug Zeit mit meiner Familie verbringe oder mir auch Zeit für mich alleine nehme.  Dieses System ist optimal für jeden, der gerne eine ausgeglichene Work-Life-Balance haben möchte!

Lass mich gerne wissen, wie Time-Blocking dein Leben bereichert hat - ich freu mich darauf!

Deine Sonja💫

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Mit meinem Mikro-Kurs stellst du sicher, dass du deine To-Dos richtig priorisierst, nichts mehr aufschiebst und so mehr Zeit für die Dinge findest, die dir wirklich wichtig sind.

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